EDV-Fachtagung der BDMV stellt die Weichen für eine datenschutzkonforme Datenverarbeitung
Bei ihrer jährlichen EDV-Fachtagung haben sich die EDV-Beauftragten und Geschäftsführer der BDMV-Landesverbände schwerpunktmäßig mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beschäftigt. Organisiert und durchgeführt hat die Tagung am 24./25. Februar in Jena wieder der BDMV-Fachbereich EDV/Neue Medien unter Vorsitz von Prof. Dr. Hubert Kempter. Bereits im Vorfeld hatte das Tagungsprogramm großes Interesse seitens der Mitgliedsverbände geweckt, so dass sich 18 Teilnehmer in Jena einfanden. Die Fa. ComMusic war ebenfalls zu bestimmten Teilen des Tagungsprogramms vor Ort vertreten.
Die seit drei Jahren in der Einführung stehende WOM-Lösung, eine web-basierte Mitglieder-verwaltung aus der Systemlösung von ComMusic, erfreut sich einer immer größeren Anwendungsbreite in verschiedenen BDMV-Mitgliedsverbänden. In Landesverbänden, die nicht vollständig mit Master-Paketen arbeiten, bietet WOM hierfür eine ideale Ergänzung, damit die Kreis- und Landesverbände den elektronischen Datenaustausch zwischen Vereins- und Verbandsebene wie beispielsweise in der Einreichung von Bestandsmeldungen, von Ehrungsanträgen sowie von Lehrgangsmeldungen, realisieren können. Mit dem Einsatz der verschiedenen ComMusic-Serverlösungen zu den Master-Paketen und zu WOM hat die Digitalisierung in den Verbandsgeschäftsstellen erkennbar einen Schritt nach vorne gemacht.
Die ComMusic-Software als Standard der Datenverarbeitung in den Musik-vereinen und Musikverbänden der BDMV ist auf die neue DSGVO bestens vorbereitet. In den vergangenen Monaten wurden zentrale Anforderungen in allen Serversystemen bei ComMusic implementiert, so dass alle Software-Anwendungen wie WOM, das Master-Paket sowie die Server-Lösungen vollumfänglich datenschutzkonform arbeiten und damit den Vereinen und Verbänden die notwendige Unterstützung in der Umsetzung der DSGVO bietet. Jeder Musikverein, Kreisverband und Landesverband muss nach der neuen DSGVO einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) mit der Fa. ComMusic abschließen. Bis zum Start der neuen DSGVO wird in der ComMusic-Software für Vereine und Verbände der elektronische Abschluss des notwendigen Vertrags für die Auftragsdatenverarbeitung (ADV) vorhanden sein. Näheres zu den implementierten Datenschutzrichtlinien sind im BDMV-Leitfaden zur DSGVO beschrieben.
Über die Umsetzung der DSGVO in ComMusic hinaus hat sich die Tagungsrunde mit den jeweiligen Herausforderungen und Aufgaben in der Vorbereitung eines Vereins und
Verbandes hinsichtlich eines datenschutz-konformen Umgangs mit personenbezogenen Daten beschäftigt. Mit einem ersten Leitfaden sollen die Vereine in die zentralen Themen und den notwendigen Handlungsmaßnahmen eingeführt werden. Die Anlage eines Datenschutzmanagementsystems mit einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zur grundlegenden Dokumentation im Umgang mit schutzwürdigen Daten ist nach den neuen Richtlinien für alle Vereine obligatorisch.
Die Fachtagung hat sich auch mit der Erweiterung des Meldestandards für die statistischen Daten der Landesverbände im Zuge der jährlichen Bestandsmeldung an die BDMV befasst. Über die Altersstatistik in den Grenzen von 7, 18, 27 und 61 (Senioren) hinaus, muss die zukünftige Meldung auch eine aussagekräftige Orchesterstatistik liefern. Hierzu wurde festgelegt, neben der Anzahl an Jugend, Erwachsenen- und Seniorenorchestern im Verein auch die jeweilige Untergliederung nach den Fachrichtungen wie beispielsweise Blasmusik, Spielleutemusik, Brass-Band und Alphorn mit aufzunehmen. Die Fachtagung wird hinsichtlich des neuen Meldestandards dem Bundesvorstand für die Sitzung im Mai eine Beschlussvorlage einreichen.
Für die Gewährung eines datentechnisch vollständigen und inhaltlich korrekten Meldedatenbestandes sowie für eine effiziente und termingerechte Verarbeitung der Jahresmeldungen seitens der BDMV-Geschäftsstelle sieht die Fachtagung es für unabdingbar an, dass die Landesverbände ausschließlich mit der ComMusic-Software erstellte Meldungen an die BDMV einreichen dürfen. Hier wurde auch nochmals deutlich auf die offizielle Beschlusslage in der BDMV hingewiesen. In der Software steht ab 2019 den Landesverbänden bei Bedarf eine Excel-Importschnittstelle nach dem BDMV-Meldestandard für die Aufnahme von Meldedaten aus den jeweiligen Untergliederungen zur Verfügung.
Für den Entwurf der neuen Geschäftsordnung der BDMV hat die Fachtagung noch Änderungsvorschläge erarbeitet, die die interne Struktur des Fachbereichs EDV/Neue Medien betreffen. Der Fachbereichsvorsitzende bittet bereits im Vorgriff auf die neue GO, um eine namentliche Benennung der zukünftigen Vertretung im Fachbereich EDV/Neue Medien aus den jeweiligen Landesverbänden.
Die nächste EDV-Fachtagung wird am 23./24. März 2019 in Osnabrück, in unmittelbarer zeitlicher wie auch örtlicher Nähe zum Deutschen Musikfest stattfinden. Um eine Terminvormerkung bittet der Fachbereich bereits heute alle BDMV-Landesverbände.
Hubert Kempter, Vorsitzender Fachbereich EDV/Neue Medien